In de prachtige LocHal heeft een groep zich in een vergaderzaal afgesloten van de bruisende ontmoetingsplaats. De groep heet het Lerend Netwerk, bestaande uit bibliotheekdirecteuren, trainers van opleider de Baak en projectleiders van drie POI’s.
Nog geen zeven maanden geleden kenden de directeuren elkaar vooral van de officiële activiteiten in de branche. Sindsdien hebben ze samen een persoonlijk leertraject doorlopen om hun eigen leiderschapsstijl en hun rol in de transitie van de sector onder de loep te nemen. Vandaag evalueren ze wat het traject heeft opgeleverd en wat er met de uitkomsten moet gebeuren.
De sfeer is goed op de vrijdagmiddag. Humor en scherpe maar opbouwende opmerkingen wisselen elkaar in rap tempo af. In de ochtend hebben de directeuren middels een persoonlijk blog met elkaar gedeeld wat het Lerend Netwerk hen zowel individueel als voor hun organisatie heeft gebracht. In dit artikel zijn een aantal van deze ervaringen te lezen. Op de middagagenda staat de eindevaluatie van het traject en wordt er gesproken over de vorm en de opzet van het Lerend Netwerk en de rollen van de Baak en de POI’s.
Visie op transitie
De bibliotheken zijn in transitie: de maatschappelijk-educatieve bibliotheek is volop in aanbouw maar nog geen feit en de digitalisering versnelt alle processen nog eens. Dat vraagt veel van het leiderschap van bibliotheekdirecteuren. Al langer werd binnen de branche gesproken over de behoefte aan een leiderschapsprogramma voor bibliotheken. Bij de POI’s kwam meerdere malen het verzoek binnen dat er meer ruimte mocht zijn voor gezamenlijke visiebepaling. En dan niet alleen samen nadenken en ideeën bedenken, maar ook de deur uit gaan en het gaan dóen.
In opdracht van de SPN en met subsidie van de provincie Noord-Brabant hebben de projectleiders van Cubiss, Probiblio en Rijnbrink het leiderschapsprogramma in samenwerking met de Baak ontwikkeld. Met als belangrijkste doel: kennis en expertise in de branche verbinden. Er zijn designsessies geweest samen met bibliotheekdirecteuren om het programma op te stellen. Hieruit bleek dat er geen behoefte was aan een regulier leiderschapsprogramma, maar aan afstemming over complexe strategische vraagstukken en het verbinden van de al aanwezige kennis en expertise.
Het resultaat is het Lerend Netwerk, opgebouwd uit een deel persoonlijke ontwikkeling, een deel ontwikkeling op organisatieniveau en een deel complexe omgevingsstrategie. Geen dichtgetimmerd lesprogramma, maar een raamwerk met veel ruimte voor de deelnemers om zelf te bepalen welk thema ze willen pakken. Jules Koster, één van de twee docenten van de Baak die betrokken was gedurende het traject, licht de keuze voor een ‘Lerend Netwerk’ toe: “Als het doel is om een grote verandering in de branche – en in de samenleving – te bewerkstelligen, is een cursus een te passieve vorm. Een Lerend Netwerk is een manier om wat er nu in de samenleving speelt te ervaren in een training: een nieuwe situatie waarin alle mogelijkheden nog open liggen. Samen gaan de deelnemers op zoek naar wat zij denken nodig te hebben.”
De juiste dingen doen
Marieke Hezemans, bij Cubiss onder andere adviseur leiderschap, is de projectleider van het traject en was blij met de roep uit het veld om een programma op het directeursniveau te ontwikkelen: “Ik stel mezelf regelmatig de vraag of we als branche wel de juiste dingen doen. We hebben een gezamenlijke verantwoordelijkheid om het gemeenschapsgeld goed te besteden. Nu produceren we vooral documenten. Met het Lerend Netwerk hebben we de mogelijkheid om ook een beweging te starten en samen meer verandering voor elkaar te krijgen. Er zijn al zoveel visiestukken en leiderschapsopleidingen. Maar van elkaar leren was er nog niet in deze vorm.”
Maaike Verhoeven, als HR-adviseur vanuit Probiblio betrokken, herkent ook de worsteling van de directeuren en de versnipperde kennisdeling in de branche. Het Lerend Netwerk is volgens haar de juiste vorm om alle kennis te verbinden en één stem te vormen binnen de sector.
Lerend Netwerk: passend maar niet eenvoudig
In mei 2019 zijn 12 directeuren, zeven vrouwen en vijf mannen, van start gegaan. Dat de deelnemers nu zelf aan het roer staan, was voor iedereen wennen. Caroline van der Linden van de Baak: “Het initiatief ligt bij de groep, maar het duurt even voordat de deelnemers deze taak ook actief op zich nemen. Het is zoeken hoe je je als begeleider dan opstelt: wanneer grijp je in en wanneer laat je los?”
Na drie van de zeven bijeenkomsten bleek uit een kritische evaluatie dat de deelnemers niet tevreden waren over de manier waarop het traject verliep. Achteraf gezien was dit ‘het kritische moment’ dat de groep nodig had om meer uit het traject te halen: een breekijzer waardoor er meer verantwoordelijkheid werd genomen door de groep. Vervolgens werden er goede gesprekken gevoerd en een aantal verbeteringen aangebracht in het programma. De rollen van zowel de deelnemers als de begeleiders werden duidelijker benoemd en de POI’s werden actiever aangesloten.
De beginfase van het Lerend Netwerk traject is – hoe verwarrend soms ook – nu eenmaal nodig voor het groeiproces. Het kost een paar bijeenkomsten om een groep te zijn waarin iedereen zich voldoende veilig en vertrouwd voelt om persoonlijke uitdagingen te delen. De volgende lichting directeuren zal hier op hun eigen manier een weg in moeten vinden.
“De oude leiderschapstijlen werken niet meer. Hoe we in het Lerend Netwerk op een zoekende manier aan de gang zijn gegaan, zo wil ik ook in mijn organisatie aan de slag. Meer in openheid in gesprek gaan. Sinds het Lerend Netwerk hebben we in de overlegstructuur van ons managementteam veranderingen aangebracht. De analyses die we in het traject deden, zoals de bedrijfssimulatie, en de waardevolle lessen die ik daaruit had geleerd, gebruikten we als input. Ook de vragen over mijn eigen functioneren die ik aan collega’s moest stellen hebben me veel opgeleverd. Je krijgt terug welke indruk je maakt en dat geeft transparantie en overzicht.” – Jenny Doest, directeur Bibliotheek Rozet
Allemaal durfallen
Het succes van het Lerend Netwerk zat uiteindelijk vooral in de openheid van alle deelnemers en de medewerkers van de Baak en de POI’s. Doordat alle deelnemers hun eigen moeilijkheden deelden konden ze veel van elkaar leren. Nieuwe deelnemers moeten hun deelname zien als een experiment. Samen met collega’s ga je op zoek of je samen een bijdrage kunt leveren aan de transitie. Caroline van der Linden van de Baak noemt alle deelnemers daarom ‘durfallen’. Het is moedig om ergens in te stappen terwijl je nog geen idee hebt hoe het verloop en de uitkomst gaan zijn.
“Leiderschap was tot nu toe een soort taak voor mij. Als directeur deed ik de subsidieaanvragen, het contact met de overheid. Anderen in de organisatie waren de managers. In het Lerend Netwerk heb ik geleerd dat leiderschap een rol is. Wat ik buiten doe om succesvol te zijn, ben ik ook binnen gaan doen. Veranderingen komen niet vanzelf, ook binnen in de organisatie ‘netwerk’ ik nu. In plaats van collega’s te overtuigen een andere functie op te pakken, laten we hen een tijdje snuffelen aan nieuwe taken om te kijken of het iets voor hen is.” – Luc Pruijn, directeur Bibliotheek Dommeldal
De rol van de POI’s
Er is tijdens de evaluatiemiddag ook gesproken over de relatie tussen wat er in het Lerend Netwerk gebeurt en de ondersteuning vanuit de POI’s . Volgens de directeuren is er meer uit de aanwezigheid van de POI’s te halen. Maaike Verhoeven van Probiblio beaamt dit: “Ik word graag uitgenodigd voor concrete opdrachten, zodat de POI’s met het subsidiegeld dat wij ter beschikking hebben meer op aanvraag te kunnen werken.”
“Goed om te horen,” vindt ook Marjolein Laninga, adviseur strategie bij Rijnbrink. “Dat sterkt mij in het idee dat we op het goede spoor zitten. De precieze vorm van het traject is misschien nog niet duidelijk, wel dat we samen een gedeelde verantwoordelijkheid voelen.”
Als verbeterpunt werd verder genoemd dat het belangrijk is dat alle POI’s een actieve rol krijgen, voor meer impact van het traject en meer landelijke spreiding.
Verantwoordelijkheid naar de branche
Om hun ervaringen in het traject te delen, voor henzelf, de volgende lichting van het Lerend Netwerk en voor de branche, stellen de deelnemende directeuren en de projectleiders van de POI’s een Boek der Verandering samen dat ze ter beschikking zullen stellen aan de branche. De kern van het document zal zijn dat alle organisaties in de branche, net als in het traject van de directeuren, als Lerende Netwerken gaan werken. Digitalisering verandert de werkomgeving disruptief. Deze ontwikkeling vereist een ander soort leiderschap; kwetsbaar durven zijn en met alle partners, als een netwerk van leiders, de transitie van de bibliotheekbranche oppakken.
Luc Pruijn, directeur Bibliotheek Dommeldal: “We zijn het aan de branche verplicht om het Boek der Verandering aan hen terug te geven. De branche heeft geld geïnvesteerd in deze training. Het is onze verantwoordelijkheid om onze lessen en de inhoud van de transitie, hoe doe je de transitie en wat is de rol van leiderschap erin, actief te delen.” Herman Horst, directeur LocHal, vat het zo samen: “Zoals bij een spinnenweb zijn het de draden naar het centrum toe die voor de informatie zorgen, maar de dwarsdraden die het spinnenweb sterk maken. Leiders zouden minder op de inhoud en het geld moeten focussen en meer aandacht moeten hebben voor het vergroten van de kracht van het netwerk waar ze onderdeel van uitmaken. Dat vraagt om andere dan de traditionele rollen.”
“Als ik inzoom op mijn eigen organisatie heeft de leergang er vooral voor gezorgd dat de bril waarmee ik naar mijn eigen organisatie kijk weer schoon en helder is. Misschien zitten er in die bril ook wel betere, nieuwe glazen waardoor ik de dingen dichtbij en ver in de toekomst beter zie. Deze scherpte heeft eraan bijgedragen dat ik de early warning signals die ons succes kunnen ondermijnen registreer en in een proces weet om te zetten. Het komende half jaar gaan we als organisatie een intensief traject in waarin we de implicaties van het nieuwe beleid op personeel, organisatorisch en financieel gebied nader gaan onderzoeken.” – Herman Horst, directeur LocHal
Met de borrel en het weekend in zicht neemt het aantal grapjes in de groep over en weer toe. Met de mate van vertrouwen in de groep zit het wel goed. Of het een volgende groep directeuren net zo gaat verlopen, zal vooral hun eigen verdienste zijn. Jan Klerk van bibliotheek Katwijk in een eerder interview over zijn ervaringen met het Lerend Netwerk: “De tweede lichting kan een vliegende start maken door de opgedane ervaring van de eerste lichting te gebruiken. Het is belangrijk om te realiseren dat het een nieuwe manier van leren betreft, waarbij je verantwoordelijkheid draagt voor je eigen inbreng.”
Aanmelden Lerend Netwerk 2020
Denk je dat het Lerend Netwerk ook voor jou interessant is? In mei 2020 start een tweede traject Lerend Netwerk. Begin maart volgt hierover meer informatie op de website van de SPN. De inschrijving is via Bibliotheek Campus. De toelating gebeurt op basis van een intakegesprek.
Lees verder
- Interview met Jan Klerk ‘Lerend Netwerk ondersteunt transitie van bibliotheek naar netwerkorganisatie’
- Interview met Kevin de Kok: ‘Het Lerend Netwerk: een netwerk om met en van elkaar te leren’
Heb je naar aanleiding van dit artikel vragen? Neem contact op met een van de projectleiders:
Marieke Hezemans, Cubiss, m.hezemans@cubiss.nl, 06-20960427
Maaike Verhoeven, Probiblio, mverhoeven@probiblio.nl, 06-36223399
Marjolein Laninga, Rijnbrink, marjolein.laninga@rijnbrink.nl, 06-25322509
Dit is artikel is geschreven door Sigrid van der Ploeg, adviseur communicatie, Probiblio.